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Carlos Sousa
Como o ERP pode aumentar o rendimento de uma empresa?
Características Fundamentais do ERP
Potencialidades dos sistemas ERP
Componentes e aplicações dos sistemas ERP
Características de implementação de um sistemas ERP
Os Custos de implementação do ERP
ROI - Return of Investments (Retorno do investimento)
Principais fornecedores de ERP
O objecto deste trabalho consiste no estudo das tecnologias ERP – Enterprise Resource Planning, a sua utilização em Portugal e o software ERP disponível no mercado. Pretende-se também esclarecer o que é o ERP. O estudo foi baseado na pesquisa de informação na Internet.
O trabalho foi realizado no âmbito da Cadeira de ASI – Análise de Sistemas Informáticos do Curso de Informática de Gestão, leccionada pelo Mestre Francisco Melo Pereira no ISMAG – Instituto Superior Matemática e Gestão de Portimão.
Janeiro de 2004
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medida que o planeta inteiro se tornou numa "aldeia global", onde ninguém quer ficar atrasado em relação ao vizinho do lado e aos concorrentes directos, Estes últimos dez anos tem impulsionado todo o mercado de negócios de forma dinâmica e competitiva. Todas as organizações enfrentam hoje novos mercados, novos concorrentes e consumidores mais informados e exigentes. Tudo isto levou as empresas a assumirem novos objectivos:
ü Baixar o custo total dos produtos;
ü Diminuir o tempo de produção;
ü Reduzir a quantidade de produtos em stock;
ü Alargar a gama de produtos;
ü Melhorar a qualidade da produção e atendimento a clientes;
ü Aumentar a eficiência da distribuição;
ü Resposta às leis da procura/oferta a nível mundial.
Por isso as organizações estão em constante reorganização, com muitas fusões pelo caminho, actualizando as suas políticas e processos de produção, de forma a dar resposta aos concorrentes e às novas leis do mercado.
As tecnologias de informação e processos de reengenharia empresarial, usadas em conjunto, deram à luz importantes ferramentas estratégicas, ERP’s, que as empresas passaram a usar. Estas novas ferramentas, passaram a equipar as empresas com as capacidades necessárias para integrar e sincronizar processos isolados, afim de
linearizar todo o processo negocial envolvido, de forma a tornarem-se mais competitivas no mercado actual. O ERP, constitui para as empresas, “uma espinha dorsal” de software (backbone) para todos os tipos de negócio. Integra todos os processos de gestão para que se tenha uma visão de topo de grande parte do que se passa numa organização. As empresas, assim, passam a englobar a gestão financeira, recursos humanos, dados e todas as informações de fabrico, tais como inventários, stocks, matérias-primas, etc.
Hoje em dia, existem várias empresas especializadas na programação de sistemas de ERP, as quais vou descrever mais à frente no meu trabalho.
A verdade, é que, sempre existiram softwares que geriam esses processos, mas nem todas eram vendidas pela mesma empresa, funcionando como aquelas peças de um puzzle que não encaixam. Não existe interligação nem comunicação entre as diferentes aplicações, por exemplo, o sistema de gestão financeira não comunica com o de gestão de stocks, e isso levou à necessidade de se criar uma aplicação que interligasse todos os departamentos, como a contabilidade e os recursos humanos para processamento automático de recibos de vencimento e subsídios, e, ao mesmo tempo, uma comunicação à tesouraria para processar automaticamente o seu pagamento, tudo isto com o mínimo de burocracia de papéis e intervenção humana, reduzindo assim o risco de erros.
A implementação de ERP é fenomenal mas implica um grande investimento em termos de tempo, dinheiro e esforço. Implementar este software numa empresa significa geralmente mudar métodos de trabalho, sendo os maiores entraves a esta implementação a resistência à mudança, mas com alguma perícia e vontade de evolução, os sistemas ERP tornam melhor a maneira de trabalhar das empresas.
Que modo melhor de explicar o que é o ERP senão começar pelo próprio nome:
ERP – Enterprise Resourse Planning de nada tem a ver com o nome que o caracteriza. Não “planeia”, e de modo algum cria recursos, mas a parte da empresa (Enterprise) é sim o seu directo objectivo e ambição.
É a tentativa de integrar todos os departamentos e funções de uma determinada empresa ou instituição para um único sistema computacional que serve e responde às necessidades particulares de cada departamento. É o seu principal objectivo construir um único programa de software que sirva as necessidades dos funcionários de contabilidade assim como as dos recursos humanos e ainda do armazém na gestão de entradas e saídas de material e respectivas guias.
Normalmente, cada um destes departamentos possui os seus próprios sistemas informáticos optimizados para as necessidades particulares de cada sector, mas o ERP combina-os todos num único, integrado programa de software que lança uma única base de dados para que os vários departamentos possam, mais facilmente, partilhar informação e comunicar entre si. Esta aproximação sectorial pode trazer um enorme benefício para a empresa, se o software for correctamente instalado.
Por exemplo, uma encomenda de um cliente. Geralmente, quando um cliente faz uma encomenda a uma empresa, essa encomenda inicia uma jornada de prateleira em prateleira, de escritório em escritório, de departamento em departamento, sofrendo alterações sistemáticas e codificações diversas à medida que passa por cada sistema informático de cada departamento da empresa. Ora, todas estas transições e alterações causam atrasos e perdas de encomendas e
todas as diversas codificações dos vários softwares levam ao aparecimento de erros. Entretanto, ninguém na empresa conhece especificamente qual o estado da encomenda a qualquer altura porque não é possível, por exemplo, o departamento de apoio ao cliente entrar no sistema informático do armazém para saber se a encomenda X já foi embalada, e se foi, qual a data. A resposta comum é “Você tem que telefonar para o armazém”.
Principais Queixas de Clientes de Empresas sem ERP
O ERP não surgiu de um momento para o outro, sofreu grandes mudanças e alterações ao longo dos tempos, os quais vou aprofundar a seguir.
Os sistemas de ERP contam com um longo currículo de cerca de 40 anos, acumulando alguns erros e sucessos. A sua evolução deu-se como uma ferramenta estratégica ao mesmo tempo que as tecnologias de informação também evoluíam, e através dos sucessivos melhoramentos das técnicas de gestão.
Antes da década de 60, e com o objectivo de garantir o correcto funcionamento organizacional das empresas, grande parte dos negócios eram apoiados por técnicas de gestão de inventários. A mais popular delas todas era a EQQ – Economic order of Quantities (Ordem Económica de Quantidades). Nesta técnica, qualquer artigo em stock será analisado em função do seu valor de custo face a encomendas e pelo custo de armazenagem, isto é, são estimadas as vendas ao ano de forma a optimizar o custo final dos artigos e a quantidade dos mesmos a ter em stock no armazém.
A partir dos anos 60, surge uma nova técnica com o nome MRP – Material Resource Planning (Planeamento de Pedidos de Material), técnica esta que irá conhecer a sua segunda fase, nos anos 80 que falarei a seguir. Era uma forma activa de gerir e planear inventários, explorando a procura dos produtos finais através de um planeamento de produção específico e a sua transformação numa tabela ordenada de ordens de encomenda e produção, não deixando de parte as quantidades em stock. O MRP é simples e de forma lógica, mas numa situação real, gera uma enorme quantidade de dados, o que o torna muito incómodo ao ser implantado num computador. Torna-se muito pesado e demorado, especialmente se o processo for feito manualmente, sendo por isso indispensável o uso de computadores para o seu devido funcionamento.
O MRP obteve excelentes resultados ao nível de:
ü Reduzir a quantidade dos stocks em armazém;
ü Reduzir os tempos de produção e distribuição, pois melhoravam a coordenação diminuindo assim os atrasos;
ü Aumento da eficiência a todos os níveis.
Esta técnica provou ser um excelente método de gestão de inventários, mas pecava em outras distintas áreas das empresas ou organizações.
Com a chegada dos anos 70, aparece uma nova técnica em tudo semelhante ao MRP mas modificada ao nível da lógica de funcionamento original. Era a CL MRP – Closed Loop Material Resource Planning (Planeamento de Pedidos de Material de Ciclo Fechado). Nesta nova técnica, a capacidade de produção passou a ser tomada em conta, resultando numa nova inclusão de um método no sistema, o CRP – Capacity and requiring Planning (Planeamento de Requisições e Capacidades).
Por volta da década de 80, e como já mencionei quando abordei o MRP, surge a evolução deste, o MRP-II que abordava o conceito do planeamento de recursos de produção e a necessidade de alargar a gestão a outras áreas da empresa.
Surge assim um método efectivo de gestão de todos os recursos de uma empresa que transforma o planeamento operacional em unidades, o planeamento financeiro em dinheiro e, por sua vez, tem capacidade de efectuar simulações baseadas em perguntas “What If?” (e se…?). É feito a partir de uma variedade de funções que se interligam entre si (Surge aqui já o primeiro conceito de ERP): planeamento de negócios, planeamento de produção, tabelas de tempos de produção, planeamento de material e requisições, planeamento de capacidades e o funcionamento do sistema para capacidades e prioridades.
O que resulta deste sistema deve ser integrado com outros relatórios financeiros, tais como balanços, encomendas, compras, stocks, produção, etc.
Os MRP II tiveram sérios contratempos, pois assumiam por vezes tempos de produção fixos, capacidades infinitas, processamento em batch, etc.
Ao longo dos anos, outras importantes ferramentas evoluíram automatizando todo o processo de gestão de produção:
ü Desenho auxiliado por computador;
ü Produção auxiliada por computador;
ü Produção integrada por computador;
ü Sistemas de gestão de produção influenciada por clientes.
Passado, mais ou menos, uma década, por volta de 90, e já com todas as inovações tecnológicas da época e a sua necessidade de expansão a áreas tão distintas como a Engenharia, Finanças, Recursos Humanos, Gestão de Projectos, Serviços e Banca, isto é, todas as actividades que são inerentes a qualquer empresa, totalmente integradas numa solução. Surge o ERP – Enterprise Resource Planning (Software de Gestão Empresarial). Um facto importante é o de, ao integrarem todos os subsistemas existentes numa empresa, os ERP conseguem resultados melhores que o total dos subsistemas em separado (O todo é maior que a soma das suas partes). Os tradicionais sistemas aplicacionais usados geralmente pelas empresas tratam todas as transacções em separado. São feitos e usados para responder a funções específicas que foram destinados. Os ERP deixaram de olhar isoladamente para uma transacção, mas como parte integral de um conjunto de processos interligados que caracterizam e perfazem toda a existência de uma empresa ou instituição.
Quase todos os sistemas de aplicações tradicionais usados em separado por algumas empresas nada mais são que ferramentas de manipulação de dados. Armazenam dados, processam-os e apresentam-nos de forma apropriada sempre que é requisitada pelo utilizador. Neste processo, o único problema é não haver ligação aparente entre os diversos sistemas usados pelos diferentes departamentos. Um sistema ERP faz a mesma coisa, mas de uma maneira diferente. Surgem facilmente centenas de tabelas cheias de dados gerados como resultado de diversas transacções, ficando apenas acedíveis no departamento que lhes deu origem, em vez de serem tratados e integrados de forma a serem utilizados por múltiplos utilizadores em múltiplos departamentos e para diferentes fins em que não apenas o objectivo inicial.
Foi esta evolução que nos levou, desde os anos 60 até aos nossos dias, por isso não posso deixar de falar na importância que a evolução da tecnologia teve no nascimento do ERP, ou seja, de toda a sua infra-estrutura tecnológica e que não é possível separar da forma actual de fazer negócios.
A constante evolução da tecnologia e a redução do preço do hardware fez com que pequenas e médias empresas pudessem possuir um sistema ERP. Os primeiros ERP’s foram inicialmente desenvolvidos para funcionar em mainframes. Com a chegada dos famosos PC’s e as arquitecturas cliente/servidor de múltiplas camadas em Unix, AS/400 e Windows NT, a relação com SGBD (Sistemas de Gestão de Bases de Dados) e a sua integração com tecnologias Web contribuiu em grande parte para a facilidade de utilização dos sistemas ERP.
Também importante é a transferência de dados electronicamente pelos diversos sítios de uma empresa, visto que as mesmas se encontram distribuídas por lojas, postos de distribuição, armazéns, e nem
Tudo está no mesmo local, aliás, podem mesmo se encontrar a mais de 300 km de distância. Sistemas como o Internet, Intranet, Workflow, Workgroups, Groupware, Datamining, Datawarehousing, etc, influênciaram os ERP’s para uma caminhada para o futuro.
Os ERP evoluíram até aos dias de hoje e continuam em constantes evolução, pois tentam de uma forma ou outra acompanhar a evolução das próprias tecnologias computacionais. Tudo isto levou as empresas a acreditar que os sistemas ERP poderiam mesmo melhorar a performance de um empresa. É essa performance e o modo como se a atinge que vou explicar.
Como o ERP pode aumentar o rendimento de uma empresa
O ERP tem a particularidade de automatizar as tarefas que processam um negócio, tais como preenchimento de encomendas, que engloba o tomar nota do pedido do cliente e enviá-lo para uma conta de cliente. Com o ERP, quando um responsável pelo serviço a clientes recebe uma encomenda, ele ou ela possui toda a informação necessária para completar esse pedido (A ficha do cliente, o crédito e o histórico de encomendas e pagamentos) bem como o inventário da companhia (estado dos stocks) e a ficha de serviços do departamento de transporte. Todos os outros funcionários da companhia têm acesso a estes mesmos dados e têm acesso a uma única base de dados que possui a nova encomenda do cliente. Quando um departamento acaba o tratamento da encomenda, esta é automaticamente encaminhada pelo sistema ERP para o próximo departamento. Se se pretender saber qual o estado da encomenda a dada altura, basta efectuar o login no sistema ERP e procurar. Geralmente, a encomenda circula rapidamente pela empresa, e assim os clientes recebem os seus pedidos num espaço de tempo mais reduzido e com menos telefonemas e preocupações.
Toda esta rapidez também pode ser aplicada a todos os outros processos da empresa, tais como recursos humanos e finanças. Este é pelo menos o “sonho” do ERP, o que não quer dizer que na realidade as coisas não sejam mais complicadas!
Com o ERP, os funcionários do serviço ao cliente, deixam de ser os típicos escriturários e que somente escrevem o nome dos clientes e as encomendas e pressionam o “enter”, o display do ERP faz com que eles passem a ser também homens de negócios pois interferem com o limite de crédito dos clientes desde o departamento de finanças até ao nível de stocks do armazém.
Questões como “O cliente pagará a tempo?” “O transporte será efectuado a tempo?” que não faziam antigamente parte da responsabilidade do serviço de clientes e que afectam directamente o cliente e todos os outros departamentos da empresa. Mas não é só o serviço a clientes que tem de mudar os seus hábitos de trabalho. O pessoal do armazém que costumava manter o nível de stocks na memória ou em rascunhos de papel que só eles entendiam o que lá estava escrito, agora tem que por toda essa informação on-line, pois se não o fizerem, o pessoal do serviço a clientes irá ver o stock baixo nos seus displays e dizer aos clientes que as suas encomendas não existem em stock. A comunicação, a responsabilidade e a gestão nunca tinham sido testadas desta forma.
Resposta
à pergunta “Teve que mudar hábitos de Trabalho ao implementar o ERP?”
Existem fundamentalmente três grandes razões para a implementação do ERP:
1. Para integrar dados a nível financeiro – o departamento financeiro tem uma versão dos números, as vendas tem outra e as diferentes áreas de negócio podem por si só ter a sua versão de quanto
contribuíram. ERP cria uma única versão dos factos, inquestionável, pois todos estão a utilizar o mesmo sistema;
2. Para standarizar os processos de produção – especialmente aquelas empresas de produção que trabalham para o mesmo objectivo mas usam métodos e maquinaria diferentes. Standarizar estes processos usando um único e integrado sistema informático, pode poupar tempo, aumentar a produtividade e reduzir despesas, aumentando assim os lucros;
3. Para standarizar Informações de Recursos Humanos – Especialmente para empresas com varias unidades de trabalho, os recursos humanos poderão não ter um método simples, unificado para tratamento de horários e comunicação com os funcionários acerca de benefícios e serviços. ERP pode tratar destes casos.
Na corrida de resolver estes problemas, as empresas geralmente perdem a noção que o ERP não é mais do que representações genéricas das maneiras típicas que se negoceia. A maioria dos sistemas ERP são desenhados para serem usados por companhias de produção discretas que possam ser fisicamente contadas tais como mobiliário, automóveis, etc. Outras empresas como fabricantes de óleos, químicos, que não tem controlo directo, a olho nu, tem se debatido pelos diferentes fornecedores de ERP para modificar a sua estrutura base de acordo com as suas necessidades.
Características fundamentais do ERP
Os sistemas ERP não servem apenas para integrar os vários organismos de uma empresa. Para verdadeiramente ser considerado ERP, o sistema possui algumas das seguintes características fundamentais:
ü Flexibilidade – Um sistema ERP é flexível de forma a responder às constantes transformações das empresas. A tecnologia cliente/servidor permite ao sistema ERP operar sobre diferentes bases de dados pelas conexões de bases de dados abertas, pois é muito provável que o mesmo produto migre de uma área de produção para outra durante o ciclo total de produção.
ü Modularidade – O sistema ERP é um sistema de arquitectura aberta, isto é, pode usar um módulo livremente sem que este afecte os restantes. O sistema suporta plataformas múltiplas de hardware pois muitas empresas possuem sistemas heterogéneos. Deve também facilitar a expansão e/ou adaptabilidade de mais módulos posteriormente.
ü Compreensivo – O sistema está apto a suportar diferentes estruturas organizacionais das empresas, bem como a uma vasta área negócios.
ü Conectividade – O sistema não se deve confinar ao espaço físico da empresa mas permitir a ligação com outras entidades pertencentes ao mesmo grupo empresarial.
ü Selecção de diferentes formas negociais – deve conter uma selecção das melhores práticas negociais em todo o planeta.
ü Simulação da Realidade – deve permitir a simulação da realidade da empresa em computador. De forma alguma o controlo do sistema deve estar fora do processo negocial e deve ser possível a elaboração de relatórios para os utilizadores que controlam o sistema.
Benefícios da Implementação de um sistema de ERP
Potencialidades dos sistemas ERP
O ERP é um sistema repleto de potencialidades. Abaixo descrevo algumas das mais importantes:
ü Facilita a existência de um sistema de informação integrado de todas as áreas funcionais de uma empresa;
ü Executa as tarefas críticas de uma empresa, aumenta a qualidade dos serviços a clientes melhorando a imagem da empresa;
ü Possibilita a troca de informação em ambienteis distribuídos;
ü Integração de informação dos vários departamentos, escritórios, fábricas de uma empresa bem como das várias empresas pertencentes a um grupo financeiro;
ü A melhor solução para uma eficiente gestão de projectos;
ü Ajuste fácil a novas inovações tecnológicas: EDI, Internet, Intranet, Ethernet, Vídeo Conferencia, Comércio electrónico, etc.;
ü Resolve muitos dos comuns problemas numa empresa: gestão de stocks, serviços a clientes, gestão financeira, controlo de qualidade, etc.;
ü Não se destina exclusivamente às necessidades da empresa pois fornece oportunidades de melhoramento contínuo face às evoluções de mercado;
ü Fornece ferramentas inteligentes (suporte à decisão, informação executiva, Dataminning, prevenção de erros), permitindo maior facilidade na tomada de decisões;
Os sistemas ERP são então um conjunto integrado de todos os processos que uma qualquer empresa/organização leva a cabo. Podem também chamar-se de simuladores da realidade, na medida em que simulam os processos necessários, ao funcionamento da empresa, gerando informação integrada, sempre e da forma que for necessário. Ajuda uma empresa a interligar todos os seus recursos, gerindo-os da melhor forma possível em tempo real. Os ERP’S permitem às empresas alcançarem índices de performance invejáveis, à medida que linearizam e optimizam todos os seus recursos.
Componentes e aplicações dos sistemas ERP
Sendo todos os componentes bastante complexos internamente, existiu necessidade de separar as diferentes áreas de um qualquer sistema ERP. Por isso todos os sistemas são compostos por módulos, parameterizáveis em função de um cliente específico, tendo todos os fornecedores um conjunto de módulos/aplicações base:
ü Vendas, distribuição e marketing;
ü Planeamento de capacidades;
ü Recursos humanos;
ü Contabilidade;
ü Gestão de produção;
ü Gestão de projectos;
ü Transportes;
ü Gestão financeira;
ü Muitos outros.
Aplicações
Os sistemas MRP II – Material Resource Planning (Planeamento de Pedidos de Material), primitivos eram apenas vocacionados a empresas industriais, limitação que os sistemas ERP ultrapassaram à muito.
Os sistemas ERP actuais foram/estão/serão implementados em empresas independentemente da sua estrutura orgânica, tamanho, distribuição física, ramo de negócios, dimensão, etc. Aqui fica uma breve lista modelo, de sectores de negócios de implementação de sistemas ERP:
ü Defesa e aeroespacial;
ü Indústria automóvel;
ü Indústria metalomecânica e minas;
ü Administração pública, saúde e educação;
ü Banca, seguros e serviços;
ü Agricultura e pescas;
ü Produção, distribuição e transportes;
ü Telecomunicações;
ü Construção;
ü Alimentação, álcool e tabaco;
ü Petróleo, energia e derivados;
ü Indústria química e farmacêutica;
ü Etc.
Características de implementação de um sistema ERP
As empresas, por serem de diferentes ramos, os sistemas têm que ser implementados de maneiras diferentes. Para flexibilizar este facto, os sistemas ERP foram desenvolvidos para produzir uma solução genérica de forma a que possa ser parametrizada em certo grau. Mas tendo em atenção que esta parametrização acaba por ser um compromisso entre os requisitos da empresa e as funcionalidades oferecidas pelo sistema.
Desta forma é necessário que alguns processos de negócio das empresas precisem de ser redefinidos para que os seus requisitos se encaixem nas funcionalidades oferecidas pelo sistema.
Um pacote de software ERP, é composto de vários módulos que poderão ser instalados em separado, e a primeira medida a tomar será a de efectuar a selecção dos módulos que serão instalados numa primeira fase. Contudo é possível que sejam integrados novos módulos no futuro. Seguidamente, cada módulo instalado é parametrizado para que se adeqúe da melhor forma ao processo de negócio da empresa. Mas mesmo com esta parametrização, a solução final poderá não corresponder aos requisitos da empresa, e nesses casos, as empresas necessitam de utilizar outros sistemas complementares ou abandonar por completo a instalação deste tipo de sistema e optar por processos genéricos.
Por este motivo, a decisão de implantar um sistema ERP só deverá ser tomada no seguimento de uma análise detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades oferecidas pelas soluções ERP.
As empresas em geral têm uma série de problemas que as incomodam, em baixo encontram-se alguns dos problemas mais comuns:
ü Informação integrada, actualizada, facilmente partilhada e acessível;
ü Melhoria da qualidade dos serviços;
ü Redução e controlo dos custos;
ü Redução do tempo de produção;
ü Melhoria na relação/satisfação dos clientes finais;
ü Aumentar a produtividade;
Quando uma empresa supõe a implementação de um sistema desta natureza, novos problemas podem aparecer, como por exemplo:
ü Custos elevados;
ü Processo muito demorado;
ü Possibilidade de resultados aquém dos esperados;
ü O retorno do investimento ser muito demorado;
São estas as principais barreiras a ultrapassar se se pretender implementar um sistema de ERP. É aqui que se dá a separação entre as empresas que seguem em frente com o projecto e as que o abandonam.
Os custos de implementação do ERP
Um estudo recentemente efectuado por uma empresa Americana de nome “Meta Group” revelou os custos totais de implementação, incluindo hardware, software, serviços profissionais, formação e custos internos com staff.
O valor dos custos totais incluem instalação de software e os dois anos seguintes à implementação, que são quando os custos reais de manutenção, upgrades, e optimização do sistemas são realmente sentidos.
O estudo foi efectuado a 63 empresas, entre as quais, pequenas, médias, e grandes no ramo da indústria. O custo médio foi determinado em € 15.000.000 (o valor mais elevado foi de € 300.000.000 e o mais baixo de € 400.000) dependendo da empresa e do ramo.
Mas que não se espere que o dinheiro investido na implementação do ERP (“ROI”, que falarei em detalhe a seguir) seja reembolsado a curto prazo, o mesmo estudo descobriu que nas 63 empresas investigadas, o reembolso foi de 8 meses após a implementação total do sistema e 31 meses para conseguir ver alguns benefícios, mas a média anual de poupança e controlo de custos causada pelo ERP é de € 1.600.000.
Uns dos problemas são os custos escondidos do ERP. Embora isto varie de empresa para empresa, quem implementou sistemas ERP concorda que certos custos são facilmente esquecidos ou não estimados. Alguns desses custos são:
1. Formação – Formação é o custo mais elevado do ERP, pois os trabalhadores tem que aprender todo um novo conjunto de processos, e não só um simples novo interface de software.
2. Integração e teste – Teste à ligação entre ERP e outras aplicações de software empresarial, que tem que ser aplicados caso a caso, e nem todas as empresas fornecedoras de software possuem aplicações “add-on”.
3. Conversão de dados – Mover dados de registos de clientes e empresas custa dinheiro, considerando que muitos dados mostram-se corruptos ao efectuar a sua transferência.
4. Analise dos dados – Os dados do ERP, geralmente, tem que ser cruzados com dados externos. Actualizar os dados numa grande empresa é muito difícil, é pois necessário efectuar um programa interno que faça a actualização diária ao fim do dia.
5. Consultadoria – Para evitar que o planeamento falhe, a solução é arranjar uma empresa de consultadoria que lidere o staff no processo de transição para o ERP.
6. Substituição – Manter pessoal especializado na empresa custa muito dinheiro, quer seja para evitar que o pessoal saia para outras empresas, quer seja a contratação de funcionários especializados vindos de outras empresas.
7. Implementação contínua de equipas – Depois da implementação do ERP, não se pode simplesmente mandar o staff para casa, eles são demasiado valiosos, pois eles trabalharam intimamente com o ERP e sabem mais de vendas do que o pessoal das vendas e mais de fabrico do que o pessoal de fabrico. Para os manter na empresa basta po-los a escrever relatórios para retirar informações do ERP.
8. Depressão pós ERP – Algumas empresas, por não se conseguirem habituar às novas implementações do ERP, não conseguirem mudar os seus métodos caseiros e tradicionais de trabalho, e não terem a noção de que os lucros provenientes do ERP aparecem muito depois do esperado, entram em pânico e abandonam simplesmente o projecto.
São estes alguns dos custos mais elevados e também mais comuns provenientes da implementação de um sistema de ERP, que as empresas que estejam interessadas tem que suportar. Mas a noção final de custos vai-se atenuando ao longo dos tempos de implementação, pois a redução dos custos, por outro lado vai, aos poucos, desvanecendo o pânico inicial do elevado orçamento necessário por parte das empresas.
(retorno do Investimento)
Infelizmente, 90% das empresas que implementaram ERP não foram bem sucedidas à primeira tentativa. Pois, à que ter em conta diversos factores como:
ü O ERP deve ser conduzido por um processo correcto e estratégico de melhoramento objectivo, acompanhado de documentação assente em válidas estatísticas de ROI.
ü Os processos deverão ser implementados rápida e eficientemente de modo a corresponder às expectativas do ROI e que este se torne rapidamente analisável.
Estes dois itens podem parecer óbvios, mas a verdade é que são facilmente esquecidos na primeira implementação de ERP, provocando problemas a nível de implementação e requerem posteriormente maior esforço de re-implementação ou parameterização.
Com esta taxa de sucesso tão baixa, o ROI é praticamente inatingível e o ERP é visto como uma solução cara, levando mesmo algumas empresas a adoptar uma politica anti-ERP.
Há quem diga que os segredos do ROI são tão bem guardados que não estão acessíveis a qualquer empresa que pretenda implementar um ERP, mas para se ter sucesso no retorno do ROI temos que ter as respostas às seguintes questões:
ü O ERP irá aumentar a satisfação do cliente? Como? Quanto?
ü Irá contribuir para aumentar a quota de mercado? Como? Quanto? Quando?
ü Irá diminuir as despesas de gestão? Como? Quanto? Quando?
ü Irá diminuir o inventário em stock? Como? Quanto? Quando?
ü Irá ser capaz de reduzir os custos de material através de melhorias de gestão de compras? Como? Quanto? Quando?
ü Foi definida uma estratégia com vista a aumentar a performance da empresa?
Todas as pessoas que formam uma empresa têm que compreender que o ROI aparece positivamente se as mesmas alterarem o modo como fazem negócios, ou seja, de modo mais rápido e com menos custos, servindo da melhor maneira o cliente.
Se isto for conseguido, a empresa será uma vencedora!
Principais fornecedores de ERP
Existem inúmeros fornecedores de sistemas ERP, os quais fornecem todo um conjunto de produtos e soluções. Desde a venda, à instalação e parametrização, manutenção e actualizações, existe todo um leque de diferentes opções a serem tomadas pelos clientes. Bastante comum hoje em dia é o “Outsourcing” parcial ou total de todo o processo de instalação/parametrização, devido a falta de técnicos especializados nas empresas ou mesmo para aumentar a rapidez de todo o processo.
Algumas das grandes empresas fornecedoras de sistemas ERP a nível mundial são:
ü SAP – Foi fundada em 1972 na Alemanha por cinco engenheiros da IBM, sendo hoje em dia a maior empresa do seu ramo. O seu sistema R/3 foi optimizado para gerir os processos de produção e gestão, logística e recursos humanos. Hoje em dia, passados mais de 30 anos, conta já com mais de 12 milhões de utilizadores, 64.500 instalações, 1.500 parceiros e 23 soluções informáticas. É considerada a maior empresa fornecedora de ERP a nível mundial, contribuindo para isso, ter sido uma das pioneiras.
ü PeopleSoft – é o segundo maior fornecer mundial, sendo a sua imagem de marca os módulos de gestão de recursos humanos. A companhia Peoplesoft está actualmente a direccionar os seus produtos para as áreas dos serviços, com produtos de auxílio de controlo de custos. A Sap e a Peoplesoft têm mantido um sucesso contínuo devido a oferta de novas potencialidades aos seus clientes, bem como o constante aumento das listas de clientes com empresas conhecidas mundialmente.
ü Oracle – produz e vende aplicações ERP desde 1987, sendo a maioria dos seus clientes empresas ligadas a produção e consumo de produtos, sendo assim um adversário directo da SAP. Curiosamente em cerca de 80% dos casos, o software da SAP opera sobre uma base de dados da Oracle. No entanto a Oracle tem resistido a alguns problemas nos últimos anos, devido à mudança da estrutura do grupo, bem como alguns produtos que ficaram aquém das expectativas.
ü Baan – é uma empresa holandesa e uma forte concorrente da SAP. Recentemente, tal como outros fornecedores, tem dedicado especial atenção ao mercado de pequenas e médias empresas, facto que tem resultado numa enorme variedade de produtos que oferece bem como um rápido retorno financeiro.
ü JDEdwards. Apesar de vender software já a largos anos, só se tornaram conhecidos mundialmente à poucos anos. Desde que lançaram o “OneWorld”, software ERP, conseguiram uma importante cota dentro do mercado mundial de ERP.
Distribuição dos sistemas ERP
Nos últimos anos, uma vasta gama de software tem vindo a entrar no nosso pais, recrutando novos e, cada vez mais, adeptos do ERP.
Entraram no nosso mercado, levando a maioria das grandes e/ou mais conhecidas empresas a implementar ERP. Nem todas as implementações deram já resultados visíveis, embora seja grande a expectativa de sucesso futuro que os ERP possam trazer às empresas envolvidas. Tem que se ter em conta que os nossos empresários, ao contrário do que acontece noutros pontos do globo, por exemplo na América ou no Japão, onde existe todo um processo de investimento a médio e longo prazo, cá têm uma noção de lucro fácil e rápido, e, deve notar-se que os ERP’S não são nenhuma ferramenta mágica, não transformam todo o processo do dia para a noite, onde a implementação é uma longa caminhada em direcção ao sucesso da empresa nos mais variados aspectos.
Podemos em baixo observar um gráfico sobre um inquérito efectuado a algumas das maiores e mais importantes empresas nacionais sobre se utilizavam algum sistema ERP nas suas empresas:
Resposta à pergunta: Utiliza algum sistema ERP na sua empresa?
Para tentar, de certa forma, resumir sucintamente todo o meu trabalho e apresentar uma conclusão, nada melhor do que começar, dando uma ideia de futuro. Com a chegada da Internet de alta velocidade (cabo, ADSL, etc.), os ERP tem vindo a apresentar soluções orientadas à Internet para que se possa comunicar através dela entre clientes, e fornecedores garantindo que o comprador tenha acesso directo e instantâneo ao próprio fornecedor do produto. Um aspecto importante é que o futuro não se imaginará sem esta possibilidade, e, tanto as empresas compradoras de ERP, como as fornecedoras, tem vindo a se actualizar de modo a não ficarem para trás.
Quando o professor me seleccionou para este trabalho, não tinha qualquer conhecimento sobre a sigla “ERP”, qual o seu funcionamento e objectivo. A verdade é que, e agradeço desde já por me ter dado a oportunidade de enriquecer o meu conhecimento, é que não só fiquei com a noção em si do que é este sistema, mas também penso que, através da minha pesquisa, poderei explicar alguns dos aspectos fundamentais para outros colegas mais tarde também poderem pesquisar.
Para terminar quero realçar a extrema importância que estes sistemas alcançaram nos dias de hoje para as empresas que os usam, bem como a dependência que provocaram por parte das empresas compradoras e dos seus clientes que já se foram habituando à crescente melhoria dos serviços.
ü http://www.baan.com – site oficial de fornecedor de ERP, 25-11-2003, 14H50;
ü http://www.jdedwards.com – site oficial de fornecedor de ERP, 25-11-2003, 14H55;
ü http://www.oracle.com – site oficial de fornecedor de ERP, 25-11-2003, 14H55;
ü http://www.sap.com – site oficial de fornecedor de ERP, 25-11-2003, 15H00;
ü http://www.sap.com/portugal – site oficial português de fornecedor de ERP, 25-11-2003, 15H00;
ü http://www.peoplesoft.com – site oficial de fornecedor de ERP, 25-11-2003, 15H50;
ü http://students.fct.unl.pt – site de alunos de engenharia de sistemas, 26-11-2003, 16H50;
ü http://students.fct.unl.pt/graficos – site de alunos de engenharia de sistemas, 26-11-2003, 16H50;
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